BACKUP Το πρώτο πράγμα που πρέπει να μαθαίνει ένας νέος χρήστης είναι το backup. H πραγματική του αξία διαπιστώνεται όταν δεν υπάρχει!               Το κόστος ανάκτησης σε περίπτωση βλάβης είναι σημαντικό. Όπως σημαντικό είναι να μην επιχειρήσετε να διορθώσετε ή να αφήσετε “χομπίστες” να πειράξουν το δίσκο. Συνήθως τα πράγματα χειροτερεύουν. Μπορείτε να απευθυνθείτε σε μας για να αναλάβουμε την ανάκτηση (data recovery). Κι όμως η διαδικασία του backup, μπορεί να αυτοματοποιηθεί και να γίνεται σε ώρες που εσείς δεν εργάζεστε. Προσοχή: Η λήψη backup σε εσωτερικούς δίσκους ή και εξωτερικούς που όμως παραμένουν στον ίδιο χώρο, δεν σας δια- σφαλίζει σε περίπτωση κλοπής ή πυρκαγιάς. Το μέσο που παίρνετε το backup πρέπει να φυλάσσετε σε ξεχωριστό μέρος. Σε κάθε περίπτωση ένα περιοδικό backup σε cd που θα φυλάμε στο σπίτι, περιορίζει τις όποιες απώλειες. ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1.CALCULATOR Εάν ο cursor βρίσκεται σε οποιοδήποτε αριθμητικό πεδίο και πιέσετε [Αlt+C], τότε προβάλλεται ένα παραθυράκι στο οποίο μπορείτε να  καταγράψετε οποιαδήποτε αριθμητική πράξη. Μόλις πιέσετε [Εnter], το αποτέλεσμα της πράξης σας μεταφέρεται αυτόματα στο αριθμητικό πεδίο. Σημειώστε ότι στο πλαίσιο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πλήρεις τύπους (με παρενθέσεις κλπ). Παράδειγμα: ((10+5)*10)/5 Εφαρμόστε το χειρισμό αυτό στην τιμολόγηση, σε καταχώρηση λογιστικών άρθρων και οπουδήποτε θέλετε να κάνετε υπο- λογισμό πριν εγγράψετε μια τιμή σε πεδίο του ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2.ΨΑΞΤΕ ΠΑΝΤΟΥ Έστω ότι έχετε έναν πελάτη του οποίου η καταχωρημένη επωνυμία στο ΚΕΦΑΛΑΙΟ είναι: [Σεϊτανίδης Αντώνης ] και θυμόμαστε το [Αντώνης]. Εάν επιχειρήσετε ανεύρεση με Αντώνης= δεν θα καταφέρετε τίποτα (γιατί το [=] χρησιμοποιείται μόνο για masking). Tότε μπορείτε να εφαρμόσετε το χειρισμό με //. Δηλαδή, εάν θέσετε στην Επωνυμία /Αντώνης/, τότε το ΚΕΦΑΛΑΙΟ θα προ- βάλλει όλες τις εγγραφές που έχουν στην επωνυμία τους “Αντώνης” ανεξάρτητα από τη θέση στην οποία έχει εγγραφεί. Το εντυπωσιακό είναι ότι μπορείτε να κάνετε ανεύρεση σε μη συνεχείς περιγραφές. Για παράδειγμα: /ΠΑΠΑΔ/ ΝΙΚ/ ΣΙΑ , ώστε να προβληθούν όλοι οι Παπαδόπουλοι με όνομα Νίκος που έχουν συνεργάτες. 3.ΤΑ ΜΥΣΤΙΚΑ ΤΗΣ ΤΙΜΟΛΟΓΗΣΗΣ Μεταβολή σειρών παραστατικών Στην καταχώρηση ενός νέου παραστατικού στο σημείο που κάνω ανεύρεση σειρών με [Tab], αν το πατήσω και δεύτερη φορά μου εμφανίζει την μάσκα των σειρών παραστατικών. Η προεπιλογή ειδών, μια αναζήτηση για πολλά είδη Όταν μετά από μια αναζήτηση έχει ανοίξει το παράθυρο επιλογής ειδών (με παρόμοια ονόματα/περιγραφές) τότε – αντί να επιλέξετε κάποιο είδος με [Εnter] – μπορείτε να κάνετε προεπιλογή περισσοτέρων ειδών με [Ιnsert]. Όταν τελειώσετε την προε- πιλογή των ειδών που θέλετε να τιμολογήσετε, πιέστε [Enter]. Aκολούθως, σε κάθε γραμμή ειδών, εάν αντί αναζήτησης πιέζετε [.] (τελεία), το ΚΕΦΑΛΑΙΟ θα σας φέρνει διαδοχικά τα είδη που προεπιλέξατε. Σημειώστε ότι εάν πιέσετε [..] (δύο τελείες), το ΚΕΦΑΛΑΙΟ εμφανίζει τα είδη που προεπιλέχθηκαν αλλά δεν έχουν ακόμα εγγραφεί στις γραμμές. Επαναλαμβανόμενη ρίζα Στην τιμολόγηση πιέσετε [Insert] πριν οδηγήσετε τον cursor στις γραμμές ειδών.Στο παράθυρο που προβάλλεται γράψτε μια ρίζα (ψηφία έναρξης) κωδικού. Τα ψηφία αυτά θα εγγράφονται αυτόματα στις γραμμές, ώστε να κάνετε αναζήτηση με λιγότερα  ψηφία κωδικού. Επανάληψη του ίδιου είδους Εάν σε κάποια γραμμή του τιμολογίου (πλήν της πρώτης) αντί ανεύρεσης πιέσετε [Ιnsert], τότε εμφανίζεται αυτόματα το είδος της αμέσως από πάνω γραμμής. 4. ΑΝΤΙΓΡΑΦΗ-ΕΠΙΚΟΛΛΗΣΗ Από την έκδοση 4,52b λειτουεγεί η αντιγραφή με Ctrl C και επικόλληση με Ctrl V. Μπορείτε να επιλέξετε και χρησιμοποιώντας το mouse. 5. ΓΡΗΓΟΡΗ ΕΠΑΝΕΚΤΥΠΩΣΗ Βρείτε το παραστατικό απο την Προβολή ή την Μαζική Προβολή. Μπείτε στο παραστατικό και πατείστε Ctrl + F1. Στη συνέχεια επιλέξτε εκτυπωτή που θέλετε να στείλετε την εκτύπωση (συνήθως Draft) . 6. ΓΡΗΓΟΡΟΣ ΜΕΤΑΣΧΗΜΑΤΙΣΜΟΣ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟΥ (πχ ΑΚΥΡΩΤΙΚΟ) Απο την επιλογή νέο παραστατικό ξεκινάτε την καταχώριση του παραστατικού π.χ ΑΤΔ (Ακυρ.ΤΔΑ) ή επιλέξτε το πατώντας το ΤΑΒ. Συνεχίστε με τον κωδικό ή την επωνυμία του πελάτη. Αμέσως μετά πατείστε Ctrl + F3 και βρείτε το παραστατικό που θέλετε να μεταβάλετε. Πατώντας Enter τα στοιχεία του υπο μετασχηματισμό παραστατικού, μεταφέρονται στο νέο. Συνεχίστε με Esc. Καταχώριση και εκτύπωση.      (Από το site της Altec) 1.Περισσότερη χρήση του πληκτρολογίου αντί του mouse. - Οταν μπειτε σε κάποια εταιρία, κάντε δεξί κλικ στη δεξιά επιφάνεια. Επιλέξτε "Επιλογή Συντομεύσεων". Κάνοντας κλικ σε οποιαδήποτε και πατώντας ένα πλήκτρο (οχι τα γράμματα ή τους αριθμούς) ή ένα συνδυασμό αυτά γίνονται η νέα συντόμευση.  Μπορείτε πχ να αλλάξετε τη συντόμευση της καταχώρισης με ένα πλήκτρο που δεν χρησιμοποιείται απο το πρόγραμμα π.χ. F12 και αντί να πατάτε καταχώριση με το Mouse (σε καταχώριση εγγραφών, συναλλασομένων κλπ) να πατάτε το F12. - Οταν αναζητάτε συναλασσόμενο, πατώντας στη θέση του κωδικού την ανάποδη κάθετο ( \ ) και γράφοντας μετά ένα μέρος του ΑΦΜ ή της επωνυμίας βρίσκετε εύκολα το συναλασσόμενο που ψάχνετε. Η ανάποδη κάθετος λειτουργεί και σε πεδία όπως πχ η ΔΟΥ. Γράψτε πχ \ΧΑΝ και θα σας φέρει οποιαδήποτε ΔΟΥ ξεκινάει απο Χαν. Συνεχίστε πατώντας Enter. Μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε και όταν ψάχνετε σειρά για καταχώριση. - Ψάχνετε κωδικούς αγορών, πωλήσεων; Γράφοντας ανάμεσα σε 2 αστερίσκους μια ρίζα και πατώντας enter θα το βρείτε πανεύ- κολα. Π.χ. Είστε σε ένα λογαριασμό και θέλετε να ορίσετε τον κωδικό αγορών ή πωλήσεων. Αναζητάτε "Εμπορο Υδραυλικών". Γράψτε στην περιγραφή : *ΥΔΡΑΥ* και πατείστε Enter. Δοκιμάστε το και σε άλλες αναζητήσεις 2.Κομπιουτεράκι στο xLINE Αν χρειαστείτε αριθμομηχανή πατείστε Shift και F2. Χρησιμοποιείστε είτε το πληκτρολόγιο είτε το Mouse για τους αριθμούς.  +, -, * για πολλαπλασιασμό, και / για διαίρεση, = για το αποτέλεσμα. Το καλύτερο; Αν βρίσκεστε σε πεδίο αριθμητικό, πχ αξία παραστατικού και πατείστε το κουμπάκι -> το ποσό του υπολογισμού θα μεταφερθεί στο πεδίο της αξίας. 3. Backup α. Backup Βάσης που σε απλά ελληνικά σημαίνει backup όλων των εταιριών του xLINE ERP και του XLINE Φόρος. Φροντίστε πρώτα να έχετε δημιουργήσει ένα φάκελο σε κάποιο δίσκο ή άλλο μέσο εκτός απο CD Απο οποιαδήποτε εταιρία πάμε σε Οργάνωση Λειτουργίας / Βοηθητικές Εργασίες / Backup Βάσης Δεδομένων. Κάνετε κλικ στο τετραγωνάκι με τις τελείες δεξιά. Ανοίξτε το δίσκο στον οποίο θα στείλετε το backup κάνοντας κλικ στο + . Κάνετε κλικ στο φάκελο που φτιάξατε και δώστε ΟΚ και μετά Εκτέλεση. Σε πολύ λίγο χρόνο το backup είναι έτοιμο και έχει όνομα όπως αυτό: backup_09_05_08_19_14.bak που σημαίνει backup της 9/5/08 και ώρα: 08.19.14. Συμβουλή: μην το αφήσετε στον κύριο δίσκο του pc σας. Γράψτε το σε cd ή σε κάποιο εξωτερικό μέσο αποθήκευσης. β. Backup εταιρίας Οργάνωση Λειτουργίας/ Backup Εταιρίας. Επιλέξτε εταιρία. Επόμενο.Επιλέξτε κατάλογο κάνοντας κλικ στο εικονίδιο που είναι δεξιά και δώστε το όνομα που θα πάρει το backup. p.x. manos090508.bak. Αποθήκευση,Επόμενο,Εκτέλεση. 4. Πολλές στήλες στα παραστατικά Αν στο xLINE, στην καταχώριση των παραστατικών, εμφανίζονται στήλες που δεν θέλετε και σας καθυστερούν στην καταχώριση, κάντε το εξής: Παράμετροι/Σχεδιασμός Συναλλαγών/Στήλες Παραστατικών Ξετσεκάρετε τις στήλες που δεν χρησιμοποιείτε όπως Φόροι,Τελ.Αξία κλπ και πατείστε Αποδοχή. Η εργασία πρέπει να γίνει σε κάθε εταιρία, διότι στήλες όπως πχ οι Φόροι μπορεί σε κάποιες εταιρίες να χρειάζονται και σε άλλες όχι.  ΦΟΡΟΛΟΓΙΚΟΙ ΜΗΧΑΝΙΣΜΟΙ Τα συνήθη λάθη: 1. Εγκατάσταση α. Τα στοιχεία του εκδότη δεν συμμετέχουν στη σήμανση. (Παράβαση) Στην παραμετροποίηση του μηχανισμού εκτός απο τα στοιχεία του τίτλου, πρέπει να περαστούν και τα πλήρη στοιχεία του εκδότη τα οποία θα περιλαμβάνονται στα αρχεία που δημιουργούνται. β. Δεν έχει ορισθεί 2ο αποθηκευτικό μέσο. Αν καταστραφεί ο δίσκος χάνουμε τα αρχεία, τα οποία είμαστε υποχρεωμένοι να διαφυλάξουμε. γ. Η σήμανση δεν εκτυπώνεται στο τέλος του παραστατικού αλλά πιο πάνω. (Παράβαση) 2. Χρήση α.Επανεκτύπωση του παραστατικού σε μηχανισμούς που δεν αναγνωρίζουν οτι έχει γίνει ήδη εκτύπωση. Συνέπεια είναι η έκδοση και άλλης σήμανσης απο το μηχανισμό. (Παράβαση) β.Διαφορά ώρας μηχανισμού-Η/Υ (Παράβαση) γ. Χρήση μηχανισμού για σειρά παραστατικών που δεν έχει δηλωθεί. (Παράβαση) 3. Παύση. Πρέπει να γίνει υποχρεωτικά ανάγνωση φορ.μνήμης απο εξουσιοδοτημένο τεχνικό και το αρχείο να φυλαχθεί. xLINE